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Konferenzdesign – darauf kommt es an

Eine Konferenz ist für ein Unternehmen immer eine gute Möglichkeit, die eigenen Produkte und Ideen zu vermarkten. Um einen guten Eindruck zu erwecken kommt es jedoch bereits auf Kleinigkeiten an. Denn ein falsch gewähltes oder ideenloses Konferenzdesign kann schnell das Gegenteil bewirken.

Corporate Design dezent wiedergeben

Es ist nicht zweckmäßig, den gesamten Konferenzraum mit dem Firmenlogo einzudecken. Dennoch sollte das Corporate Design dezent wiederzufinden sein. Ein einfaches Mittel ist es, das Firmenlogo auf jeder Seite einer Präsentation in der Ecke zu platzieren. Daneben kann auch auf dem Rednerpult das Logo eingelassen sein. Auch Infobroschüren und Schreibmaterial können mit dem eigenen Logo versehen werden. Der Rest des Raumes kann in den Farben des Unternehmens gestaltet werden. Das sieht nicht nur schick aus, sondern bleibt den Anwesenden auch positiv in Erinnerung.

Welche Ausstattung benötigt ein Konferenzraum

Ein Konferenzraum sollte mit möglichst hochwertigen Möbeln ausgestattet werden. Dies macht einen guten Eindruck auf die Gäste. Es stellt sich aber auch die Frage, wie der Raum aufgebaut sein soll. Müssen die Teilnehmer selbst viel Mitschreiben, sollten Schreibtische mit Schreibutensilien bereitstehen, ansonsten sind einfache, bequeme Stühle ausreichend. Besonders für lange Konferenztage sollte darauf geachtet werden, dass diese ergonomisch aufgebaut sind. Für den Vortrag selbst werden in der Regel folgende Dinge benötigt:

Rednerpult (ggf. mit Mikrofon)
Laptop
Beamer
Flipcharts

Hochwertiges Equipment für einen professionellen Eindruck

Die meisten Menschen haben schon einmal einen Auftritt gesehen, der wenig professionell gewirkt hat. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn minderwertiges Equipment verwendet wird. Es macht aber immer einen schlechten Eindruck, wenn während eines Vortrags etwas kaputt geht oder nicht so funktioniert, wie es soll. Dies ist nicht nur unangenehm für den Referenten, sondern kann auch dazu führen, dass die Zuhörer das jeweilige Unternehmen des Redners schlecht in Erinnerung behalten. Dennoch muss für eine hochwertige Konferenzausstattung keine große Summe ausgegeben werden. Einige Anbieter haben sich auf die Vermietung hochwertiger Tagungstechnik spezialisiert, wie das Sortiment von event-vermietung zeigt.

Was sollte am Tag der Konferenz selbst beachtet werden?

Ist der Raum grundsätzlich gut eingerichtet, kann die Konferenz beginnen. Ein Mitarbeiter sollte während dieser Zeit stets dafür sorgen, dass die Tagung reibungslos ablaufen kann. Er sollte vor allem darauf achten, dass die Technik perfekt funktioniert und sich um die Bedürfnisse der Teilnehmer kümmern. Dazu gehört unter anderem:

Das Einhalten der Pausenzeiten
Regelmäßiges Lüften des Konferenzraumes
Bereitstellen von Getränken und Snacks
Anpassen der Lichtqualität (Dimmen des Lichts während einer Präsentation, erhellen des Raumes bei einer Fragerunde etc.)
Bereitstellen von Informationsmaterial und Schreibutensilien
Ausschilderung der Toiletten und des Raucherbereichs

Ziele der Konferenz sollten deutlich gemacht werden

Eine Konferenz sollte den Anwesenden immer Mehrwert liefern. Doch bei vielen Veranstaltungen bestimmen die Referenten die Themen des Vortrags. Daraus ergibt sich häufig eine Agenda, die nicht jedem Teilnehmer einen Mehrwert bringt. Daher sollten Veranstalter die Themen der Vorträge vielmehr an die Besucher anpassen und die Agenda dementsprechend anpassen. Darüber hinaus sollte aber auch jeder Redner vor seinem Vortrag genau festhalten, was er den Zuhörern vermitteln möchte.