Digitalisierung in der Buchhaltung – Fluch oder Segen?
Die Digitalisierung verändert einen Großteil der Geschäftsprozesse in vielen Bereichen. In der Buchhaltung haben die technologischen Fortschritte nicht nur die mühselige Handarbeit mit Stift und Papier größtenteils abgeschafft, sondern sorgen insgesamt für effizientere Prozessabläufe. Aber das Vorantreiben der Industrie 4.0 in den Unternehmen hat nicht nur positive Auswirkungen. Durch den automatischen Ablauf vieler Prozesse steigt die Angst, dass manch Arbeitsplätze künftig obsolet werden. Dass die Digitalisierung die Buchhaltung verändert, ist klar. Die Frage lautet eher, wie sie es tut.
Die Unmengen an Daten, die in der Buchhaltung zusammenkommen, sind dank der Digitalisierung einfach zu handhaben. Dabei profitieren die Beschäftigten in vielen Bereichen und Schnittstellen ebenfalls von den Vorteilen, die durch die Digitalisierung in der Buchhaltung entstehen:
- Verbesserte Kommunikation durch schnelle, alternative Kanäle
- Kommunikation zwischen Maschinen und anderen Geräten
- Schnellere und genauere Prozessabläufe
- Verbesserte Effizienz und Qualität
Um die Abläufe digital zu gestalten, werden Prozesse auf verschiedene Art und Weise digitalisiert. In der Kommunikation verhelfen die Möglichkeiten der IT zu einem schnellen Informationsaustausch; nicht nur zwischen Menschen, sondern auch zwischen Maschinen. Teilweise müssen hier neue, elektronische Schnittstellen geschaffen werden. Allerdings kann sich der Aufwand lohnen, da so Prozesse automatisiert werden können, die vorher nur analog von Menschenhand abgewickelt werden konnten.
Die Veränderungen durch den technologischen Fortschritt führen also von der Digitalisierung zur Automatisierung. Die Prozesse im Rechnungswesen werden durch die Verwendung digitaler Verfahren verändert und effizienter abgeschlossen. Daten können automatisch erfasst und erstellt werden. Auch die Buchungen werden vorprogrammiert und automatisch ausgeführt. Die Abläufe werden schneller, Rechnungen lassen sich einfacher versenden und bezahlen. Die Archivierung der Dokumente läuft auf digitalem Wege ebenfalls deutlich effizienter, weil schneller und platzsparender ab. Gleichzeitig findet man alte Unterlagen schneller wieder.
Hürden der Digitalisierung
Allerdings sind der Geschwindigkeit des Übergangs in das vierte Industriezeitalter auch Grenzen gesetzt. Bevor die digitalisierten Arbeitsabläufe Früchte tragen, müssen logischerweise die Voraussetzungen geschaffen werden. Neben der digitalen Infrastruktur müssen Hardwarefragen geklärt und Sicherheitsaspekte bei der Digitalisierung bedacht werden. Das kann zwar teuer werden, aber wenn es um sensible Daten geht, darf nicht an der Sicherheit gespart werden. Die Digitalisierung ist daher für die Unternehmen mit Kosten verbunden.
Das Voranschreiten der Digitalisierung hängt auch von den Umständen des Unternehmens ab. Die Unternehmenspolitik ist genauso für die Umsetzung verantwortlich wie die Mitarbeiter. Nur wenn die Führung einen Wandel progressiv vorantreibt, kann der Wechsel vom Analogen ins Digitale zügig voranschreiten. Die Mitarbeiter ihrerseits befinden sich in der Situation, in der sie altbekannte und routinierte Arbeitsabläufe zu den Akten legen und sich auf neue Prozesse einstellen müssen.
Als Schwierigkeit kommt hinzu, dass neue Software und die veränderten Methoden den Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) entsprechen. Die GoBS sind dabei eine Erweiterung der GoB und vereinheitlichen diverse Abläufe. Ebenso verhält es sich mit den GoBD, den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnung und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In den Grundsätzen werden die Anforderungen an eine IT-gestützte Buchführung zusammengefasst. Für die Unternehmen ist die Einhaltung der Grundsätze rechtlich bindend. Es kann also kein Unternehmen seine Prozesse beliebig digitalisieren.
Während der Digitalisierung müssen also die rechtlichen Rahmenbedingungen bedacht werden. Um den reibungslosen Übergang in digitale Abläufe sollten Unternehmen deshalb auch rechtliche Beratung in Anspruch nehmen, damit die veränderten Prozesse auch den Gesetzen entsprechen. So vermeidet man auch eventuelle Mehrkosten für Umsetzungen, die nicht den Grundsätzen der Buchführung folgen und deshalb erneut verändert werden müssen.
Anpassung an die digitalen Veränderungen
Auf die Buchhalter kommen, wie bereits angerissen, mit der Digitalisierung Veränderungen einher, die neue bzw. andere Fertigkeiten erfordern. Die Digitalisierung verändert weltweit die Arbeitsplätze sowie die Art und Weise, wie gearbeitet wird. Unzählige Berufe verändern sich bzw. werden sich verändern oder fallen ganz weg. Da mittels Computern und Maschinen viele Aufgaben auch im Rechnungswesen automatisch abgewickelt werden, fallen die simplen Tätigkeiten von Buchhaltern künftig weg. Das bedeutet aber nicht, dass der Buchmacher obsolet sein wird.
Übergeordnete Tätigkeiten werden künftig das Groß der Aufgaben darstellen. Der Buchhalter entwickelt sich somit zum Controller. Nur wenn sie bereit sind, sich weiterzuentwickeln und neue Fertigkeiten zu erlernen, die die Digitalisierung abfordert, sind Buchhalter weiterhin gefragt. Betrachtet man das große Gesamtbild, bietet die Digitalisierung in der Buchhaltung aber einen erheblichen Mehrwert. Und auch in der Buchhaltung gilt trotz der Digitalisierung: Ein Unternehmen ist nur so gut wie seine Mitarbeiter.
Das trifft auch in einer Zeit zu, in der große Teile der Arbeitswelt durch Computer und Roboter ersetzt werden. Bleibt zu hoffen, dass die Industrie 4.0 einen ähnlichen Zuwachs an Produktivität und Wohlstand mit sich bringt wie die letzten Industriezeitalter.
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