Erfolgreich selbständig – wie ein Büro- und Telefonservice hilft

Bei vielen selbständigen Tätigkeiten ist Allround-Talent gefragt, denn die wenigsten Gründer und Unternehmer können mit einem üppigen Personalstamm arbeiten. Wer alles selbst machen will, läuft allerdings schnell Gefahr, sich zu verzetteln und wichtige Dinge „aus den Augen zu verlieren“ – zum Beispiel die häufig vordringliche Kundenakquise.

Gerade wenn es um Sekretariatsaufgaben geht, herrscht oft die Auffassung, das quasi nebenher in Eigenregie erledigen zu können. Viele sind dann überrascht, wie viel an Telefonaten und „Papierkram“ täglich anfällt. Die Einrichtung eines eigenen Sekretariats verursacht auf der anderen Seite erhebliche Kosten – nicht nur für Personal, sondern auch für Räumlichkeiten. Gerade in Großstädten sind Büromieten inzwischen extrem teuer. In Metropolen wie Berlin, München, Frankfurt oder Hamburg sind Kaltmieten um die 20 Euro/Quadratmeter durchaus drin. Das bedeutet hohe Fixkosten, die sich nur wenige Selbständige leisten können – insbesondere, wenn es sich um ein Startup handelt.

Warum ständige Erreichbarkeit wichtig ist

Die Lösung kann die Auslagerung von Sekretariatsaufgaben an einen Büroservice sein. Es gibt inzwischen eine Reihe an Anbietern am Markt wie Büroservice24, die sich darauf spezialisiert haben. Dank moderner Informations- und Kommunikationstechnik spielt es dabei kaum eine Rolle, wo der Dienstleister ansässig ist. Die geografische Entfernung zwischen Auftraggeber und Bürodienst ist irrelevant.

Die Kernleistung der Büroservice-Unternehmen liegt im Telefondienst. Stetige telefonische Erreichbarkeit ist für Selbständige ein Schlüsselfaktor zum Erfolg. Erfahrungsgemäß wandern potentielle Auftraggeber sofort zur Konkurrenz, wenn beim Anruf kein Gesprächspartner zur Stelle ist. Auch ein Anrufbeantworter hilft da nur bedingt weiter. Mit einem Telefondienst lässt sich die „Erreichbarkeits-Lücke“ sehr effizient schließen. Alle Anrufe werden entgegengenommen – auf Wunsch 24 Stunden am Tag und 365 Tage im Jahr – und bei Standard-Fragen werden auch Auskünfte erteilt. Die Funktionen einer Telefonzentrale können ebenso erfüllt werden.

Fixe Kosten werden variabel – hohe Einsparpotentiale

Über den Telefondienst hinaus bieten viele Bürodienste weitere Service-Leistungen. So werden klassische Sekretariatsaufgaben wie Postbearbeitung und -verteilung, Schreibdienste und Übersetzungen übernommen. Auch Termin-Management gehört dazu. Zum Teil können bei den Unternehmen Arbeitsplätze, Konferenz- und Meetingräume auf Zeit angemietet werden, sogar nur stundenweise.

Der große Vorteil der Bürodienste liegt in ihrer Kostenflexibilität. Der Kunde zahlt in der Regel nur eine geringe Grundpauschale. Ansonsten werden die Leistungen nach tatsächlicher Inanspruchnahme abgerechnet. Das bedeutet aus Sicht von Selbständigen: Kosten, die sonst wegen der Vorhaltung eigener Ressourcen fix wären, sind variabel. In vielen Fällen bedeutet das eine erhebliche Kosteneinsparung – zum Beispiel, weil keine teuren Büromieten anfallen. Auf die Dienste eines guten Sekretariats muss trotzdem nicht verzichtet werden.

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