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Geburtstag im Business: richtig Feiern mit Kollegen und Geschäftspartnern

„Es gibt ja nichts Verlogeneres, als diese Geburtstagsfeiern, zu welchen sich die Menschen hergeben, nichts Widerwärtigeres als die Geburtstagsverlogenheit und die Geburtstagsheuchlerei.“ Wer kennt ihn nicht, einen Geburtstagsmuffel wie Thomas Bernhard? Aus seiner Feder stammt das einleitende Zitat. Unter anderem wegen solcher Zeitgenossen ist bei Geburtstagsfeiern im Business Fingerspitzengefühl gefragt. Damit die ultimative Party mit Mitarbeitern und Geschäftspartnern gelingt, sind einige Tipps zu berücksichtigen.

Die Party-Organisation: Ablauf, Gästeliste und Einladungen

Spontanität ist eine lobenswerte Eigenschaft, hilft bei der Organisation einer gelungenen Businessfeier allerdings wenig. Planung ist das A und O, damit die Feier sowohl Kunden als auch Kollegen mitreißt.

Zuallererst wird das Budget festgelegt. Ansonsten laufen die Kosten schnell aus dem Rahmen. Ist dieser Punkt abgehakt, geht es an die Gästeliste. Hier ist es zwingend notwendig, niemanden auszuschließen. Fühlt sich ein Mitarbeiter oder Kunde bei der Geburtstagsfeier übergangen, kann dies langfristig negative Konsequenzen haben.

Wie wird die Gästeauswahl traditionell im Betrieb gehandhabt? Feiern Kollegen normalerweise nur im Team? Dann ist es klug, sich dieser Praxis im Großen und Ganzen anzuschließen. Arbeitet ein bekanntermaßen enger Freund in der Nachbarabteilung, kann dieser selbstverständlich trotzdem geladen werden. Am besten begründet man Ausnahmen in einem charmanten Nebensatz bei der Begrüßung. Die Gefahr, dass sich jemand auf den Schlips getreten fühlt, ist umso geringer, je offener kommuniziert wird.

In manchen Unternehmen kommen komplette Belegschaften zusammen, bei anderen feiert nur eine kleinere Einheit. Werden Kunden geladen, sollten alle mit einem ähnlichen Stellenwert auf die Gästeliste. Aber auch hier gilt es wieder, die bisherige Geburtstagspolice des Unternehmens zu beachten. Wer sich innerhalb des bekannten Rahmens bewegt, der läuft kaum Gefahr, unangenehm aufzufallen.

Dagegen kann auch gähnende Langeweile aufkommen, wenn bei jedem Geburtstag die gleichen Leute anstoßen und der gleiche Ablauf herrscht. Ein wenig Schwung schadet nicht. Wer eine Feier geben möchte, die im Gedächtnis bleibt, der sollte am Ablauf feilen. Außerdem scheinen Regelbrecher häufig zu den erfolgreicheren Menschen zu zählen.

Vielleicht wird anstatt von Kaffee und Kuchen am Nachmittag alternativ ein kleiner Bruch gestaltet? Eine gute Wirkung wird oft erzielt, wenn der Geburtstag ein schönes Motto oder einen persönlichen Bezug hat. Stammt der Jubilar beispielsweise aus Süddeutschland, dann kann ein Weißwurstfrühstück eine gute Idee sein. Ist die gesamte Abteilung im Schalke-Fieber? Dann darf die Geburtstagstorte gerne in Vereinsfarben gehalten werden. Je mehr Gedanken sich der Jubilar im Vorfeld macht, desto besser fällt in der Regel das Ergebnis aus.

Stehen Gästeliste und Ablauf fest, erfolgt die Einladung. Am besten wird auch hier auf eine Standardmail oder Karte von der Stange verzichtet. Das Designer-Team von karten-paradies.de verrät uns, dass sich scheinbar ein neuer Trend zu Geburtstagseinladungen für Bürofeiern etabliert. Während früher die meisten Kunden aus dem privaten Umfeld ihre Birthday-Karten erstellt haben, nutzen immer mehr Geschäftskunden die Plattform. Geburtstagseinladungskarten für Partys im Betrieb werden immer beliebter.

Wer seiner Feier einen offiziellen Rahmen geben möchte, der verschickt die Einladungen eben per Post anstatt per Mail. Das gilt insbesondere dann, wenn Kunden und andere Gäste von außerhalb der Firma geladen werden.

Achtung bei der Location-Wahl

Hier lautet die erste Frage: intern oder extern? Die Bürofete kann in den Räumlichkeiten der Firma stattfinden oder eben in anderem Ambiente. Wichtig ist, dass die Gäste ausreichend Bewegungsspielraum haben. Die kleine Büroküche mag dafür nicht der richtige Rahmen sein. Dagegen verlieren sich die fünf Teammitglieder beim Anstoßen im großen Sitzungssaal.

Auf miceportal.com gibt es einen praktischen Raumgrößenrechner. Dort trägt man einfach die Gästezahl ein und erhält die angemessene Quadratmeterzahl der Eventlocation.

Aber nicht nur die Größe der Veranstaltungsräume ist wichtig, auch die Atmosphäre. Sie sollte zum Anlass passen. Bei einem runden Geburtstag darf es gerne etwas prunkvoller sein. Allerdings kann ein extrem luxuriöser Festsaal auch Neid und Missgunst schüren. Das entscheidende Kriterium bei der Location-Auswahl ist, dass sich Gastgeber und Gäste gleichermaßen wohlfühlen.

Essen und Trinken auf der Bürofeier

In vielen Firmen gehört es zur Tradition, dass das Geburtstagskind Kuchen oder eine herzhafte Verpflegung mitbringt. Dann wird gemeinsam angestoßen. Wer für die Verpflegung sorgt, berücksichtigt am besten alle Essgewohnheiten und Lebensmittelunverträglichkeiten. Selbstverständlich darf trotzdem der Lieblingskuchen mitgebracht werden. Falls der Nusskuchen allerdings für einen Kollegen mit Allergie eine Katastrophe darstellt, leisten Alternativen Abhilfe. Muffins oder Cupcakes ohne Nüsse, Gluten, Laktose, Zucker und/oder tierische Produkte ergänzen das normale Kuchenangebot.

Genauso sieht es bei einem pikanten Essen aus. Wird ein leckerer Brunch veranstaltet, sollte auch hier auf die Essgewohnheiten der Kollegen Rücksicht genommen werden. Für jeden Gast sollten mindestens ein bis zwei genießbare Speisen offeriert werden. So sitzt auf der Geburtstagsfeier im Büro niemand vor einem leeren Teller.

Alkohol ist ein grenzwertiges Thema. Ob überhaupt ein Schluck Sekt angeboten werden darf, hängt von den Firmenvorschriften ab. In manchen Unternehmen herrscht striktes Alkoholverbot. Wird der Umgang mit berauschenden Getränken nicht ganz so eng gesehen, kann der Jubilar entscheiden. Wer Menschen im Kollegen- oder Kundenkreis hat, die keinen Alkohol trinken, der kann leckere alkoholfreie Alternativen anbieten.

Einfach und dennoch köstlich ist ein Aperol-Spritz mit 0 % Alkohol. Pro Glas sind dafür folgende Zutaten notwendig:

100 ml alkoholfreier Sekt
20 ml Orange Spritz Sirup
1 Scheibe Bio-Orange
Sprudelwasser
Eiswürfel

Zunächst wird die Orange gewaschen und in Scheiben geschnitten. Eine der Orangenscheiben wandert in ein großes Weinglas. Dazu gesellen sich 2 – 4 Eiswürfel, der Orange-Spritz-Sirup sowie der alkoholfreie Sekt. Zum Abschluss wird mit dem Mineralwasser aufgegossen. Schon ist ein vorzüglicher Drink zum Anstoßen fertig.

Corona-Maßnahmen und Business-Geburtstag

Seit letztem Jahr überschattet die weltweite Coronavirus-Pandemie auch die Firmenfeiern. Aktuell sind die Einschränkungen relativ überschaubar. Die Infektionszahlen fallen vergleichsweise niedrig aus. Dennoch ist das Virus nicht aus der Welt.

Deshalb sollten trotzdem noch Vorsichtsmaßnahmen ergriffen werden. Alle Gäste müssen sich regelmäßig die Hände waschen und desinfizieren. Wenn mehrere Menschen aus verschiedenen Haushalten zusammenkommen, sollte der Mindestabstand eingehalten werden. Idealerweise verfügen die Mitarbeiter des Unternehmens alle über ein negatives Testergebnis, dass nicht älter als 48 Stunden ist. Wo der Abstand nicht eingehalten werden kann, ist auf einen Mund-Nasen-Schutz zurückzugreifen. Dieser ist möglicherweise sowieso vorgeschrieben.

Grundsätzlich ist bei der Feierplanung auf das aktuelle Infektionsgeschehen zu achten. Die bundesweiten Regeln finden sich auf der Seite der bundesregierung.de. Zudem müssen auch die entsprechenden Vorgaben des jeweils zuständigen Bundeslands berücksichtigt werden.

Idealerweise organisieren die Jubilare direkt eine Party im kleineren Kreis. Größere Events können wieder stattfinden, wenn die Lage langfristig im Griff ist.

Betriebliche Geburtstagsfeier steuerlich absetzen

Als Arbeitnehmer können die Kosten für die Geburtstagsparty im Büro unter Umständen als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden. Dafür muss aber ein eindeutiger betrieblicher Bezug bestehen. Es gibt einige Vorgaben, die dafür eingehalten werden müssen. Diese sind unter anderem:

Der Geburtstag alleine reicht als Grund für die Feier nicht aus. Es muss zudem eine arbeitsbezogene Begründung geliefert werden. Diese kann beispielsweise lauten, dass der Zusammenhalt in der Abteilung gestärkt werden soll.
Es dürfen nur Gäste eingeladen werden, die im Zusammenhang mit der Arbeit stehen. Das können Kollegen genauso wie Geschäftspartner oder Kunden sein.
Die Kosten müssen realistisch sein.
Die Feier findet hauptsächlich während der normalen Arbeitszeit und auf dem Betriebsgelände statt.
Es liegt die Genehmigung des Arbeitgebers für die Geburtstagsfeier vor.
Eine Feier mit den drei Lieblingskollegen, mit denen man auch privat befreundet ist, kann nicht abgesetzt werden. Die Gäste müssen eine komplette Betriebseinheit umfassen (das gesamte Team, die ganze Abteilung, der komplette Betrieb etc.).

Auch der Unternehmer selbst kann die Kosten für eine Geburtstagsfeier als Betriebsausgaben absetzen. Hier gelten ähnliche Vorschriften wie für den Arbeitnehmer. Die Feier darf nur mit Mitarbeitern und Aufsichtsratsmitgliedern abgehalten werden. Der Veranstaltungsort muss in der Firma liegen. Idealerweise wird die Einreichung der Geburtstagsfeierkosten vorab mit dem eigenen Steuerberater geklärt. Er gibt passgenaue Tipps für den Einzelfall. So wird die Party nicht nur am Geburtstag selbst, sondern auch bei der nächsten Steuererklärung zum vollen Erfolg.

Bild: Depositphotos / fizkes