Methoden des Prozessmanagements – den richtigen Ansatz finden

In vielen Unternehmen gehören komplexe Aufgaben zum Alltag. Unabhängig davon, ob in der Produktion, dem Verkauf oder dem Dienstleistungsbereich. Um die Planung und Durchführung sowie die Optimierung der Abläufe zu verknüpfen, nutzt man Prozessmanagement, dessen Einsatz nach empirischen Studien eine positive Korrelation auf die Unternehmensziele und somit den Umsatz hat. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Methoden es beim Prozessmanagement gibt und wie Sie den richtigen Ansatz für Ihr Unternehmen finden.

Was ist Prozessmanagement und welche Ziele verfolgt es?

Grundsätzlich soll das Prozessmanagement dabei helfen, die angestrebten Unternehmensziele zu erreichen. Eine gute Kundenzufriedenheit, hohe Qualität der Produkte, termingerechte Fertigung und ausgelastete Mitarbeiter sind dabei kleinere Teilstücke, die mit optimierten Unternehmensprozessen realisiert werden können – der Ansatz des Prozessmanagements setzt also auf eine Effizienzsteigerung der gesamten Wertschöpfungskette.

Wichtig wird das Prozessmanagement, sobald eine größere Zahl von Maschinen genutzt wird, um an einem übergeordneten Ziel zu arbeiten. Das Prinzip und Potenzial der Verkettung von einzelnen Arbeitsschritten wurde dabei bereits zu Zeiten der Industrialisierung bei der Fließbandarbeit erkannt, damit die Produktion zeit-, raum- und ressourcenarm ablaufen kann. Heutzutage kommt dem Faktor Mensch im Unternehmen eine größere Bedeutung zu. Um komplexe Abhängigkeiten zu regeln und die Koordination des Zusammenspiels aller Akteure zu sichern, wird auf dieser Basis aufgebaut. Software zur Geschäftsprozessverwaltung kann als eine Art Weiterentwicklung gesehen werden, die neben den reinen Leistungsprozessen allumfassende Geschäftsprozesse in das System integriert.

Welche Prozessmanagement-Methoden gibt es?

Für ein gutes Prozessmanagement im Unternehmen muss die Lösung auf das Unternehmen ausgerichtet sein. Zunächst sollten einige grundlegenden Fragen geklärt werden:

• Werden alle Aufgaben berücksichtigt, die zur Erreichung des Ziels eines Prozesses erforderlich sind?
• Gibt es eine effiziente Verteilung der Beschäftigten auf die Maschinen oder Aufgaben?
• Wie ist der Stand des Informationsflusses unter Mitarbeitern und Abteilungen?

Auf Basis dieser Leitfragen können einzelne Maßnahmen des Prozessmanagements geplant werden. In der Praxis gibt es viele Modelle, die sich jeweils für verschiedene Branchen und Unternehmensgrößen bewährt haben.

Total-Quality-Management

Die Methode des Total-Quality-Management (TQM) verfolgt eine langfristige Prozess- und Verfahrensoptimierung als Hauptziel. Der dauerhaft hohen Qualität aus Kundensicht wird hier eine besonders hohe Bedeutung zugesprochen. In der Vergangenheit wurde TQM beispielsweise in der japanischen Autoindustrie angewandt, aus der sich zahlreiche weitere Management-Methoden entwickelt haben, wie etwa das deutsche EFQM-Model, die ISO 9001 oder Six-Sigma. Bei diesem Modell wird kein einmaliger Prozess betrachtet, sondern eine langfristige und fortlaufende Entwicklung der Prozesse ohne festgelegten Endpunkt.

Lean-Management

Aus dem Namen lässt sich hier erkennen, dass der Kerngedanke bei der Prozessoptimierung die Reduktion aufs Wesentliche ist – Verschwendungen sollen vermieden und Überflüssiges aus dem Prozess eliminiert werden. Anders als beim Ansatz des TQM kann diese Betrachtung aus Unternehmens- und Kundensicht geschehen. Damit eine größtmögliche Effizienz erreicht werden kann, müssen beim Lean-Management Werkzeuge, Mitarbeiter und Aufgaben exakt aufeinander abgestimmt werden – für Abläufe gibt es daher klar aufgeteilte Verantwortlichkeiten.

Kaizen-Konzept

Der Begriff Kaizen beschreibt eine japanische Lebens- und Arbeitsphilosophie, der zudem auch ein methodisches Konzept des Prozessmanagements beschreibt. Im Mittelpunkt steht bei dieser Methode die fortlaufende Perfektionierung der Prozesse. Die unendliche Verbesserung soll dabei mit einer kontinuierlichen Qualitätssteigerung und Kostensenkung in Schritten geschehen. Sämtliche Unternehmensbereiche werden als Gesamtheit betrachtet, die die etablierte Unternehmensphilosophie leben sollen – es handelt sich also nicht um eine einmalige Maßnahme. In der westlichen Wirtschaft wird die Ableitung des Prinzips als kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bezeichnet. Auf Basis des Kaizen-Ansatzes haben sich die Methoden des mitarbeiterorientierten Managements sowie des betrieblichen Vorschlagswesens herausgebildet.

Neben diesen drei Methoden gibt es noch viele weitere, wie etwa Six-Sigma, das mit statistischen Mitteln für eine Qualitätssicherung sorgt. Viele der Ansätze sind miteinander verzahnt, daher finden sich auch kombinierte Anwendungen – zum Beispiel Lean-Sigma. Eine Kombination kann besonders wirksam sein, um die bestmögliche Wertschöpfung zu realisieren.

Top-down- und Bottom-up-Approach kombinieren

Bei der Abbildung von Prozessen gibt es zwei Ansätze:

1. Bei dem Top-down-Approach wird von einem übergeordneten strategischen Konzept ausgegangen, das zunächst Kernprozesse abbildet und anschließend die Support-Prozesse – mit der Zeit wird ein immer höherer Detailgrad der tatsächlichen Vorgänge erreicht.
2. Bei dem Bottom-up-Approach wird von dem Ist-Zustand ausgegangen. Aus Einzelschritten werden Prozesse geformt, die anschließend das übergeordnete System näherungsweise beschreiben.

Eine Verknüpfung von beiden Ansätzen ist eine gute Wahl, da die Abbildung der Prozesse aus beiden Richtungen geschieht. Auf diese Weise lassen sich Potenziale und Konflikte schneller erkennen. Denn der eine Ansatz ist häufig eine theoretische Sicht mit wenig Praxisbezug, der andere benötigt aufwändige Anpassungen, wenn sich ein Teilschritt verändert.

Damit das gelingt, kommt es auf eine gemeinsame Plattform an, damit Mitarbeiter, technische Abläufe und Geschäftsprozesse perfekt harmonieren können.

Fazit: Bei der Auswahl auf Agilität achten

Das heutige Geschäftsumfeld ist von vielen Wandeln und Unsicherheiten geprägt – etablierte Methoden des Prozessmanagements gehen jedoch meist von stabilen Vorrausetzungen aus. Die Definition von Zielen und das Festlegen von Soll-Prozessen werden in der heutigen Zeit immer weniger relevant. Daher sollte bei der Auswahl und Einführung auf agile Modelle geachtet werden, um auf notwendige Veränderungen der Unternehmensprozesse reagieren zu können.

Bild: pressmaster/depositphotos.com