Tipps für eine erfolgreiche Dienstreise
Geschäftsreisen gehören für viele Unternehmen zum Alltag. Egal, ob für einen möglichen Pitch oder ein Gespräch mit Bestandskunden – in vielen Fällen lassen sich Geschäftsbeziehungen von Angesicht zu Angesicht deutlich besser pflegen als per E-Mail oder Skype. Doch Geschäftsreisende stoßen immer wieder auf Herausforderungen, wenn Sie im Ausland plötzlich auf sich allein gestellt sind. Was man für eine erfolgreiche Geschäftsreise berücksichtigen sollte, haben wir für Sie zusammengetragen.
Rechtzeitig planen
Als Grundregel für eine erfolgreiche Geschäftsreise gilt: Je weiter entfernt das Reiseziel ist, umso mehr Zeit sollte in die Planung der Reise investiert werden. Müssen Sie also beispielsweise für einen Geschäftstermin von Frankfurt nach Paris fliegen, sollte sich der Aufwand eher in Grenzen halten. Ein passender Flieger ist schnell gefunden, ebenso eine gut gelegene Unterkunft.
Solche schnell geplanten Geschäftsreisen erfreuen auch die Geschäftsführung, denn Umfragen zufolge ist es 97 Prozent aller Entscheider wichtig, dass ihre Mitarbeiter mit einer schnellen Verbindung und ohne viel Aufwand zum Dienstreiseziel gelangen. Nicht selten greifen Unternehmen deshalb auf die Expertise sogenannter Geschäftsreisebüros zurück. Dabei sollte jedoch der Kostenaufwand im Blick behalten werden. Bei Dienstreisen mit wenigen Teilnehmern in nahe Destinationen ist es für das Unternehmen meist günstiger, wenn es diese selbst plant. Aufwendige Geschäftsreisen hingegen können guten Gewissens an entsprechende Anbieter abgegeben werden.
Geschäftstermine strukturiert angehen
Inlandsreisen können zumeist ohne große Vorbereitungen angetreten werden. In der Regel entfallen die Kosten für eine Übernachtung, und auch die Ausfallzeiten im Unternehmen bleiben überschaubar. Geht die Reise jedoch ins Ausland, müssen verschiedene Faktoren einkalkuliert werden.
Wichtig ist zum Beispiel, dass Sie vor der Reise sämtliche Geschäftspapiere zusammenstellen, die für den Termin wichtig sind. So vermeiden Sie, dass wichtige Unterlagen im Büro vergessen werden und der Erfolg des Termins gefährdet wird. Zudem sollten Sie sich bei Reisen ins Ausland über die kulturellen Gepflogenheiten vor Ort informieren. Nicht überall ist es üblich, sich mit Handschlag zu begrüßen – unter Umständen können selbst solche banalen Formalitäten über Erfolg oder Misserfolg des Geschäftstermins entscheiden.
Geht die Reise in ein Land, dessen Sprache Sie nicht beherrschen, sollten Sie sich rechtzeitig um einen Dolmetscher kümmern. Ansonsten kann es mit der Kommunikation vor Ort sehr schwierig werden.
Tipp: Wenn Sie Ihre Geschäftspartner im Ausland beispielsweise auf einen Kaffee oder zum Lunch einladen wollen, sollten Sie sich vorab außerdem darüber informieren, in welcher Währung vor Ort gezahlt werden kann. Denn selbst in einigen nahe gelegenen Ländern wie Tschechien, Dänemark, Polen oder Schweden wird in der jeweiligen Landeswährung und nicht mit Euro bezahlt. In diesem Fall sollten Sie schon vorab in einer Wechselstube oder bei der Bank eine kleine Summe abheben.
Ebenso bedacht sollten Sie im Ausland bei der Kartenzahlung vorgehen. Viele Länder akzeptieren zwar Kreditkarten, jedoch nicht zwangsläufig auch die deutsche EC-Karte.
Um keinen der genannten Punkte zu vergessen, können Sie sich eine Checkliste zusammenzustellen. Sobald alle Punkte abgehakt sind, steht einer erfolgreichen Geschäftsreise nichts mehr im Weg.
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