Mit dem richtigen Workflow zum beruflichen Erfolg
Dienstwagen, Eckbüro und Führungskraft: So stellen sich viele Menschen den beruflichen Erfolg vor. Doch um Erfolg im Beruf zu haben, braucht es mehr als einen Abschluss an einer renommierten Universität, Talent oder Ehrgeiz. Auch die richtige und vor allem zielführende Arbeitsweise ist wichtig, um beruflichen Erfolg zu haben und eines Tages den Dienstwagen fahren zu können und im großen Eckbüro wichtige Kundenmeetings abzuhalten. Der Schlüssel zu einer zielführenden Arbeitsweise nennt sich Workflow. Mit dem richtigen Workflow und dem Wissen, was dieser Begriff eigentlich bedeutet, gehen Sie einen wichtigen Schritt Richtung beruflichen Erfolg.
Was ist ein Workflow?
Jeder kennt das Wort, viele verwenden es täglich. Doch was versteht man unter einem Workflow denn nun genau? Unter dem Begriff „Workflow“ versteht man im Allgemeinen einen Arbeitsablauf, Arbeitsfluss oder einen Auftragsdurchlauf. Vereinfacht ausgedrückt ist ein Workflow ein wiederkehrender – bzw. immer wieder ähnlich ablaufender Vorgang. Ein Workflow hat immer ein festgesetztes Ziel und besteht aus zeitlich oder logisch zusammenhängenden Aktionen. Wurde ein Workflow einmal zeitlich und organisatorisch definiert, kann er nicht nur Zeit und damit auch Kosten einsparen, sondern auch Abläufe vereinfachen und auf Dauer zu mehr Umsatz und Gewinn führen. Ist ein Workflow implementiert, sollte er fortlaufend überprüft und gegebenenfalls optimiert werden. Wird dabei auf IT-Systeme zurückgegriffen, spricht man von elektronischem Workflow. Für eine Überprüfung des Workflows ist eine objektive Sicht vonnöten, um langfristig erfolgreich zu agieren. Zahlreiche Unternehmen haben sich auf das Thema Workflow spezialisiert und bieten hierzu intelligente Software an.
Welche Arten von Workflow gibt es?
Zwei Kategorien haben sich unter dem Begriff Workflow etabliert: Der normative Workflow und der adaptive Workflow.
Normative Workflows sind wiederkehrende Abläufe, die sich mit elektronischen Workflows automatisieren lassen, da der Verlauf in der Regel leicht vorhersehbar ist. Diese Art eines Workflows wird auch als standardisierter oder strukturierter Workflow bezeichnet. Normative Workflows werden beispielsweise in der Rechnungseingangsverarbeitung angewendet und haben das Verwalten von Rechnungen aber auch Mahnungen revolutioniert.
Adaptive Workflows sind wissens- und fallbasiert. Diese Art des Workflows ist weder vorhersehbar noch strukturiert, sondern dynamisch. Der Bearbeiter muss situativ entscheiden, wie er vorgeht und welcher Prozessschritt der nächste ist. Diese Form des Workflows ist zeit- und damit auch kostenintensiv und die Gefahr, aufgrund falscher Entscheidungen Arbeitsprozesse zu verlängern, ist sehr hoch. Gerade bei adaptiven Workflows ist eine kontinuierliche Überprüfung der Arbeitsschritte nötig, da sonst auf Dauer weniger Umsatz gemacht wird und der Gewinn möglicherweise geringer ausfällt.
Workflows müssen nicht zwingend elektronisch durchgeführt werden. Im Geschäftsalltag finden jedoch überwiegend elektronische Workflow mithilfe von IT-System statt.
Warum ist ein richtiger Workflow im Beruf wichtig?
Nachdem die beiden Formen von Workflows kurz vorgestellt wurden, ist es ersichtlich, dass besonders adaptive Workflows Probleme für den beruflichen Erfolg darstellen. Um das näher zu erklären, soll dies an einem konkreten Fall veranschaulicht werden.
Stellen wir uns vor, Sie arbeiten als selbstständiger Fotograf. Zu Ihren Aufgaben gehört es nicht nur, ein gutes Auge für ästhetische Fotografien zu haben, sondern auch Bilder schnell und zielorientiert zu bearbeiten. Da Zeit aber auch Geld kostet, möchten Sie natürlich in kürzester Zeit das perfekte Ergebnis zu einem Bild abliefern. Hier wäre der normative Workflow sinnvoll, denn viele Bearbeitungsschritte sind standardisiert und laufen nach gleichem Muster ab. Innerhalb von wenigen Stunden können Sie mehrere Aufträge abarbeiten und arbeiten gewinnorientiert. Würden Sie den adaptiven Workflow einsetzen, verschenken Sie unnötig viel Zeit, denn Ihre Kunden zahlen in der Regel nur einen vorher festvereinbarten Preis – und damit auch einen ungefähren Arbeitsaufwand. Wird dieser Arbeitsaufwand aber von Ihnen deutlich überschritten, verdienen Sie an diesem Auftrag wenig bis nichts. Und das ist letztendlich Ihr Ziel: Geringer zeitlicher Aufwand pro Projekt bei maximalem Ertrag. Mit dem adaptiven Workflow kann Ihnen das gelingen. Das eben erklärte Beispiel zeigt: Mit dem richtigen Workflow wird man automatisch erfolgreicher im Job.
Kann ein Workflow erfolgreich machen?
Für ein Unternehmen ist ein effizienter Workflow essentiell und führt zum Erfolg. Und dieser bedeutet in der Regel: mehr Umsatz, maximaler Gewinn und eine hohe Kundenzufriedenheit. Seien Sie sich immer bewusst, dass der richtige Workflow zu den oben genannten Zielen führen muss. Nur so haben sie langfristig Erfolg und erfreuen sich eines Tages an Ihrem Dienstwagen oder dem weitläufigen Eckbüro.
Bild: DmitryPoch/depositphotos