Eine Kompetenzmatrix sorgt für die bestmögliche Aufstellung des Teams

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30.11.2022

Eine Kompetenzmatrix sorgt für die bestmögliche Aufstellung des Teams

Nicht nur bei der Weltmeisterschaft in Katar und im Profifußball allgemein gilt: Die beste Aufstellung ist ein wesentlicher Faktor, um den Sieg einzufahren. Dabei kommt es natürlich auf ein optimales Zusammenspiel an. Ein solches kann aber nur gelingen, wenn die einzelnen Spieler ihre eigene spielerische Klasse mit einbringen. Im Idealfall gelingt dadurch ein Zusammenspiel, das die gegnerischen Mannschaften erzittern lässt. Vergleichbar kann man sich die Aufstellung in einem Unternehmen vorstellen: Hat man die entscheidenden Schlüsselpositionen mit den richtigen Mitarbeitenden besetzt, braucht man sich vor keinen Herausforderungen zu fürchten. Auch in einer zunehmend digitalen Welt ist die Qualität des Teams nach wie vor entscheidend, um im Wettbewerb die Nase vorn zu haben.

Wie gut spielt das eigene Team?

Anders als im Fußball gibt es im unternehmerischen Alltag kein Training, jeder Tag ist ein wichtiges Spiel, das nicht verlorengehen darf. Doch genau wie ein Fußballtrainer muss auch die Unternehmensleitung, beziehungsweise die Personalabteilung, immer genau wissen, welche Spieler gerade »auf dem Platz« sind und wer noch »auf der Reservebank« sitzt. Eine Kompetenzmatrix bildet dies optimal ab. Hier werden die Kenntnisse der einzelnen Mitarbeitenden festgehalten. Häufig gehen diese Skills über die bei der Ausbildung oder im Studium erworbenen Kenntnisse hinaus: Nicht wenige Menschen bilden sich schließlich auch privat weiter und lernen Sprachen oder erwerben technische Kompetenzen. Daher ist die Skill Matrix für die Arbeitsplanung ein unverzichtbares Tool. Denn darüber kann man alle im Tagesgeschäft anfallenden Arbeiten optimal an die jeweils kompetentesten Mitarbeitenden delegieren. Zudem wird eine vorausschauende Planung möglich, etwa im Hinblick auf neue Projekte beziehungsweise eine Erweiterung des unternehmerischen Portfolios. Bedarfslücken lassen sich über die Matrix frühzeitig erkennen und bei Bedarf schließen. Dies gelingt idealerweise durch die Qualifizierung des vorhandenen Teams, man kann aber auch neue »Spieler«, also wichtige Fachkräfte rekrutieren und ins Team eingliedern.

Warum braucht man für das Skill Management eine Softwarelösung?

Nicht nur das Fußballspiel, sondern auch die Strategie eines Unternehmens kann man in Projekte unterteilen. Aus allen Projekten zusammen ergibt sich das Portfolio des Unternehmens, das von einem guten Management gesteuert wird. Wesentlich ist etwa, jedes Projekt mit dem jeweils besten Team und einem Budget auszustatten. Die Software sorgt dafür, dass man den Überblick behält: Wo werden welche Kompetenzen benötigt? Welche Teammitglieder können zu welchem Zeitpunkt für welches Team eingeplant werden? Dies lässt sich über die Qualifikationsmatrix sofort erkennen, während man dies mit reiner Kopfarbeit nicht gewährleisten könnte. Dank der technischen Hilfe kann ein »Trainer« also zum selben Zeitpunkt mehrere Mannschaften in unterschiedliche Spiele schicken, ohne dabei den Überblick zu verlieren. Im Profifußball wird es dazu wahrscheinlich niemals kommen, im Geschäftsleben hingegen ist dieses Prozedere gelebter Alltag.

Welche Arbeiten kann man mit einer Skill Management Software erledigen?

Für ein sinnvolles Projektmanagement braucht man eine Skill Management Software mit einer quantitativen Kapazitätsplanung. Das bedeutet: Die Software beantwortet die Frage, wer welche Arbeit zu welchem Zeitpunkt durchführen kann. Elementar ist dabei, auch die Skills der Mitarbeitenden lückenlos zu erfassen. Dabei acht man einen Unterschied zwischen den Haupt- und Nebenqualifikationen: Wenn Britta Mustermann sich nicht nur auf Ausbildung und Studium verlässt, sondern sich regelmäßig weiterbildet, kann sie sich auch in ferner Zukunft noch um die IT des Unternehmens kümmern (= Hauptqualifikation). Spricht sie außerdem fließend Italienisch, kann sie auch das System in der neuen Filiale in Venedig aufbauen (=Nebenqualifikation).

Generell sollte im Rahmen der betrieblichen Zukunft weit im Voraus festgestellt werden können, ob das für einen späteren Zeitpunkt angedachte Vorhaben mit dem gegenwärtigen Team zusammenpasst. Andernfalls kann man dann noch frühzeitig Entscheidungen treffen: Personal qualifizieren, zusätzliche Fachkräfte einstellen oder das geplante Projekt streichen beziehungsweise anpassen.

Dabei gilt die zuletzt genannte Option zumeist als Rückschritt: Zwar muss ein Unternehmen stets auf dem Boden bleiben und darf keine unrealistischen Luftschlösser bauen. Doch ohne ambitionierte Vorhaben sinken die Chancen deutlich, im harten Wettbewerb dauerhaft bestehen zu können.

Fazit: Eine Skill Matrix ist meistens unverzichtbar

Nach wie vor gibt es inhabergeführte Handwerksbetriebe, in denen man so eng als Team zusammenarbeitet, dass ein Chef alles von seinem Mitarbeitenden weiß. Doch schon bei kleinen Mittelständlern wird es unübersichtlicher und in großen Unternehmen lassen sich die Skills ohne technische Hilfe gar nicht mehr überblicken. Doch gerade hier können die Qualifikationen der Mitarbeitenden womöglich den entscheidenden Vorteil bringen, der den eigenen Erfolg von jenem der Konkurrenz abhebt.

Bild: Depositphotos / AllaSerebrina