Warum Ihre Mitarbeiter Ihre E-Mails nicht verstehen

Ich hatte eine Führungskraft in meiner Mentoring-Session. Seine Frage war: »Was muss ich beim Schreiben von E-Mails beachten und welche Fehler sollte ich vermeiden?« Wir haben seine E-Mail analysiert. Am Ende hatte sie nur noch die Hälfte der Länge.

Sagen Sie klar, ohne Herumgeeiere, was Sie wollen

Der häufigste Fehler in Führungskräfte-E-Mails: Sie schreiben um das eigentliche Anliegen herum.

Statt klar zu sagen, was Sache ist, wird angedeutet, abgeschwächt und diplomatisch formuliert.

»Es wäre wünschenswert, wenn die bestehenden Möglichkeiten zur Inanspruchnahme der noch offenen Urlaubstage entsprechend genutzt werden könnten.«

Das klingt unverbindlich und löst keinen Handlungsschub aus.

Sagen Sie konkret: »Bitte nehmen Sie Ihre restlichen Urlaubstage bis zum Jahresende.«

Praxistipp: Fragen Sie sich vor dem Absenden: »Weiß der Empfänger genau, was ich von ihm will?«

Sie dürfen die Einzigartigkeit Ihrer Firma ruhig aussprechen

Ein weiteres Problem war, dass die Führungskraft sich nicht traute, deutlich das Alleinstellungsmerkmal der eigenen Firma auszusprechen.

Da stand: »Wir haben für unsere Firma beschlossen, dass alle den Resturlaub noch bis zum Jahresende beziehen können.«

Die Führungskraft erklärte mir, dass er damit andeuten wollte, dass andere Firmen in der Branche keine so großzügigen Regelungen haben. Daraufhin erklärte ich ihm, dass er das deutlich ausdrücken muss – die Subbotschaft kann keiner erahnen.

Und so schrieb er es dann tatsächlich: Andere Unternehmen lassen den Resturlaub verfallen. Das wollen wir nicht.«

Vermeiden Sie Akademikersprache

Typisch sind Hauptwortsätze wie: »Ihre Umsetzung der Urlaubsplanung unter Berücksichtigung der bestehenden Rahmenbedingungen sollte zeitnah erfolgen.«

Schauen Sie einmal diese Bürokraten-Hauptwörter an: »Umsetzung«, »Berücksichtigung«, »Rahmenbedingungen«. Der Satz beinhaltet außerdem kein einziges Verb.

Besser ist: »Bitte planen Sie Ihren Urlaub rechtzeitig.« Das ist kürzer, konkreter und leichter zu verstehen.

Praxistipp: Vermeiden Sie Behördensätze und benutzen Sie bewusst anschauliche Alltagssprache. Achten Sie darauf, dass Ihre Sätze Verben beinhalten.

Schreiben Sie aktiv statt passiv

»Es wurde beschlossen, dass die Urlaubstage bis Ende Dezember genommen werden müssen.«

»Es wurde beschlossen …« Nennen Sie immer eine Person oder eine Gruppe, die als aktiv Handelnder im Satz vorkommt.

Besser: »Wir haben beschlossen, dass Sie Ihre restlichen Urlaubstage bis Ende Dezember nehmen müssen.«

Praxistipp: Suchen Sie nach »wurde«, »werden« oder »wird« und machen Sie daraus einen Aktivsatz.

Entscheiden Sie sich bei Sätzen mit einer »und«-Kombination für EINE der beiden

Viele Führungskräfte schreiben mit »und« verknüpfte Monstersätze:

»Wir wollen erreichen, dass Sie Ihren erworbenen UND zugewiesenen Urlaub rechtzeitig planen UND beziehen.«

Wer zu viele Varianten mit »und« verknüpft, produziert unverbindlichen Wortbrei.

Besser: »Wir wollen erreichen, dass Sie Ihren erworbenen Urlaub rechtzeitig beziehen.«

Praxistipp: Wenn Sie zwei Ausdrücke mit »und« verbunden haben, zum Beispiel  »planen und beziehen«, streichen Sie einen davon.

Verniedlichen Sie nicht eine dramatische Situation

Wenn Ihr Schiff ein Leck hat und Sie als Kapitän das nur höflich umschreiben, dann ist das nicht zielführend – sprechen Sie im Klartext aus, was los ist.

So stand es in der E-Mail: »Wir sollten gemeinsam darauf achten, die Maßnahmen einzuhalten, damit der bestehende Status quo erhalten werden kann.«

Das Problem: Vage Andeutungen wirken so, als ob sie nicht geschrieben wurden.

Daraus wurde dann: »Wir wollen verhindern, dass wir ansonsten die notwendigen Einsparungen über Personalabbau erreichen.«

Absätze statt Bleiwüste

Auch ein guter Inhalt wird mit Unlust gelesen, wenn er wie die lückenlos vollgeschriebene Eiger-Nordwand aussieht.

Praxistipp: Jeder neue Gedanke bekommt einen eigenen Absatz. Eine E-Mail muss optisch gut gegliedert sein. Lieber eine Leerzeile zu viel als zu wenig.

Fazit:

Wenn Sie wirksame E-Mails schreiben wollen, trennen Sie sich von umständlicher Behördensprache. Reden Sie, wo immer es möglich ist, Klartext.